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一般事務ってどんな仕事?元一般事務が経験からやりがいや給料事情まで詳しくご紹介します!

一般事務と聞くと、どの様なイメージが湧きますか?

求人広告で一般事務の募集をよく見ると思いますが、募集広告を掲載している会社は、大企業から中小企業までさまざまですよね。

実は「一般事務」というお仕事の仕事内容は、イメージされている通り、パソコン入力や電話対応が主なのですが、実は知られていないことがもっとたくさんあります。

ここでは、実際に一般事務として働いた経験から、仕事内容や給与事情まで詳しくご説明します。

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一般事務の仕事内容ってどんな感じ?

求職活動をするときに注目する点の一つに、「仕事内容」があると思います。

一般事務の仕事内容がこちらになります。

  • パソコン入力
  • 電話応対
  • 来客応対
  • 庶務業務(コピー対応、郵便物発送、書類整理など)

パソコン入力

一般事務の仕事は、毎日異なる業務をすることはあまりなく、毎日同じシートを開き、その日の入力を行うということが多いようです。

そのため、数日繰り返し対応をしていると一般的には覚えられやすい内容だと思います。

業種によっては、見積書作成や領収書の発行をすることもあります。

こちらもフォーマットがあるので、入力方法さえ覚えると対応できてしまいます。

ただ、少し間違えるだけで大きな問題になる事もありますので、慎重に対応をする必要があります。

電話応対

電話応対は簡単な様でとても重要です。その内容によってお客様からの印象が決まる事が多くあります。

どんなに忙しいときにも電話は1コールでお取りし対応をするように、指導をされる会社もある様です。

また、電話を掛けてくる方は、取引先や、お客様、社内の営業担当などさまざまです。

電話を受ける度に、社内担当に繋ぐか、自分で対応できるか、瞬時に的確な判断をする必要があります。こちらは数をこなすと慣れてきますが、最初は難しい業務です。

来客応対

来客があったときには、対応をするお部屋に誘導し、お茶(またはコーヒー)をお出しします。お茶の淹れ方や出し方も勉強しておく必要があります。

庶務業務

コピー対応、郵便物発送、書類整理など、通常業務とは別に対応することが多くあります。

この業務は上司や営業担当に依頼をされる度に発生します。

一般事務の1日のスケジュールは?

一般事務は通常、朝から夕方までの勤務になります。

1日のスケジュールをこちらで詳しくご説明します。

出勤・午前中の勤務

9:00から勤務開始の場合は、その前に出勤し、勤務開始の前に、パソコンを起動し、メールチェックを行います。

9:00には業務を始められるようにしておきます。

お昼休憩

8時間勤務の場合は1時間の休憩を取得するよう、法律で定められています。

しっかり1時間取れるので、オフィスから出てレストランでお食事を取ることもできます。

美味しいランチがあるお店を探す事も楽しみのひとつになりますよね。

午後の勤務

午前中に対応できなかった業務や、その他庶務業務を行います。

残業

一般事務は、基本残業をすることはほぼないと思います。

会社によっては繁忙期や月末など、忙しい時期は業務が重なり、残業が発生することもあります。

一般事務の給料や年収は?ボーナスはある?

働く上で、重要視することは人それぞれです。

お給料が気になる方が多いのではないでしょうか。

ここでは、私が働いていた会社の給与形態をご説明します。

月給制

正社員だと月給制になります。

営業社員だと当月の売り上げによっては、プラス歩合給など、基本給に追加でお給料をもらえることがありますが、もちろん一般事務は営業成績などないのでプラス歩合給はありません。

毎月ほぼ同じお給料も貰うというイメージです。

ボーナス

入社する時に会社と交わす契約書に、賞与についても記入があります。

その通り頂けます。

1年目は冬のボーナスから、ほぼ1ヶ月分のお給料、2年目からは徐々に増えます。

一般事務のやりがいや魅力は?

一般事務のお仕事は、毎日淡々と業務をこなす日々なので、勤務当初は「やりがい」を感じることは難しいと思います。

私が約10年事務として働き、感じたやりがいについてご説明します。

感謝される

通常業務をこなしながら上司や営業担当に依頼をされ、対応する業務も多くある一般事務なので、依頼をされたことを迅速に対応をすることで、「ありがとう」という言葉は多くもらえます。

自分が対応をしたことで、上司は重大な会議に出られているし、営業担当は1日外回りで新規の案件を取ってこられる。

そう思うと社内で雑務と言われている業務を対応することも、うれしく思えます。

業務スキルが身に付く

毎日パソコン入力をしていると、自分が知らないうちに、その業務スキルが身についていることに後々気づきます。

パソコン入力では、基本のブラインドタッチはもちろん、場合によってはExcel関数やWordのスキルも身に付きます。

これらのスキルが身に付くことで、業務のスピードUPと効率化も見込むことができ、最初は作成をすることに、1時間かかっていた書類が30分で出来るようになったなどはよくある話です。

コミュニケーション能力が身に付く

一般事務は毎日多くの人と関わります。

社内では同僚の人、外に出ることはなくても電話応対の際に取引先企業の方、時には業者さんとのやり取りもあります。

業務をこなす度に、コミュニケーションに必要な会話術などを学ぶことができます。

相手に「この事務さん、気持ちの良い対応をしてくれる」と思われると嬉しいですよね。

一般事務に向いてる人は?

「一般事務は誰でもできる仕事」という発言を聞いたことがあります。

私はそんなことは無いと思います。

ここでは、どんな人が一般事務に向いているのか、ご説明したいと思います。

真面目に取り組める人

一般事務のお仕事は、日々同じ業務をこなすこともありますが、「毎日同じだからつまらない」と思い転職する人も多いようです。

ですが、その同じ業務でも、会社にとっては大事な業務で、なくてはならない業務なのです。「つまらない」と思うより、「これが役に立っている」と考えた方が、仕事が楽しいし、やりがいを感じられますよね。

日々の業務を、真面目に真摯に取り組める人が求められます。

向上心を持っている人

同じ業務を進めている中でも、向上心は忘れてはいけません。

今に満足せず、更なる効率化を意識しながら働いていると、新しい方法が見つかる場合があります。

それを上司に提案できるととても喜ばれるでしょう。

「誰かのためになること」に喜びを感じれる人

一般事務は「あれお願い」「これもできれば」と毎日上司や営業担当に多くの事をお願いされることがあります。

その内容は、コピー対応や書類整理など。

これを、「私の仕事ではありません」とお断りしてしまうといけません。

もちろん、営業担当に「代わりにアポとってきて」など、絶対に対応が難しいことをお願いされたときはお断りするのが筋ですが、自分でできる仕事は、「これも誰かのためになる」と考え、気持ち良くお受けできる人は、大変喜ばれます。

一般事務になるにはどうすればいい?

いよいよ求職活動です。

一般事務になるには、どうすればいいのでしょうか。

求人広告に目を通す

「一般事務」の募集要項に目を通してみましょう。

会社によって一般事務のお仕事内容は異なるので、気になる会社があった場合には、仕事内容をよく確認する事をおすすめします。

小さな会社だと、一般事務の募集でも、1人に社内の業務を全て任せていることもあります。

そうなると、個人への負担がかなり大きいと考えられます。

そういった面も気にされると良いかもしれません。

また、会社の事業内容も大切です。

事業内容に沿ったお仕事を依頼されることが多いです。自分自身が少しでも興味のある事業を行っている会社だと一般事務のお仕事が更に楽しくなりますよ。

まとめ

いかがだったでしょうか。一般事務は、会社にとってはなくてはならない職種です。

仕事内容には、雑務と呼ばれるお仕事もありますが、どのお仕事も一生懸命に気持ちを込めて対応する事でとても感謝され、なくてはならない存在になるのです。

また、一般事務の仕事はどの企業にも存在する為、転職する際にも有利だと思います。

ぜひ一般事務としてスキルアップを目指してみませんか。

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